Az elektronikus számlázás gyakorlata és adózási vonzata
1. Az elektronikus számlázás gyakorlata1.1. Az elektronikus számlaElektronikus számla kiállítására Magyarországon 2004.május 1-jétől van jogszabályi lehetőség.
Az Áfa törvény szerint elektronikus számla minden olyan dokumentum amely
- tartalmazza a számla kötelező tartalmi elemeit,
- elektronikus formában bocsátották ki,
- elektronikus formában fogadták be.
Azonban vannak olyan megkötések amelyeket be kell tartani az elektronikus számlázás során.
Az elektronikus számlának az alábbi három alapelvet mindenképpen be kell tartani:
a) az eredet hitelessége,
b) a tartalom sértetlensége,
c) az olvashatóság biztosítása.
A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
A jogszabály szerint a fenti követelménynek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.
Erre vonatkozóan gyakorlati példát, ajánlást a jogalkalmazó még tájékoztatás vagy ajánlás szintjén sem kap.
Nincs technológiai előírás arra, hogy mi minősül elektronikus számlának. A két félnek (kibocsátó, befogadó) szükséges megegyezniük abban a technológiában amely mindkét fél részére biztosítja az alapkövetelmények teljesülését.
Marad a régi "bevált" két módszer amit a jogalkotó példálózó jelleggel említ:
Az elektronikus számla eredetének hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek történő megfelelése úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát
a) az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással látják el; vagy
b) az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják.
EDI (Elektronikus adatcsere rendszer) használata esetén a számla kibocsátójának és befogadójának írásban megállapodást kell kötni. A kormányrendelet szerinti mintaszerződést az iratminták, nyomtatványok menüpontban megtalálja.
Egyéb esetben pl. PKI (Publikus kulcsú infrastruktúra) a számlabefogadó belegyezésére van szükség.
A belegyezés alatt kell érteni azt is amikor a kibocsátó az Általános szerződési feltételeiben, vagy Üzletszabályzatában rögzíti ezt, amit a számlabefogadó elfogad.
1.2. Az e-számla előállítása2013-tól nincs arra vonatkozó előírás, hogy e-számlát milyen technológiával lehet előállítani.
Korábban csak két módszer volt (EDI, PKI - lent részletesebben), ami a jelenlegi szabályozásban példálózó jelleggel maradt bent azzal, hogy ettől a két fél szabadon eltérhet. A gyakorlatban azonban nem nagyon látni példát arra, hogy ettől eltérő technikákat alkalmaznának.
1.2.1. PKI (Publikus kulcsú infrastruktúra)
A PKI gyakorlatilag egy elektronikus aláírással ellátott e-számla előállítását jelenti. Az elektronikus aláírás az Elektronikus aláírásról szóló törvényt szerint lehet fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírás.(A minősített a magasabb fokozat.)
Egy elektronikusan aláírt számla esetében az elektronikus számla és az elektronikus aláírás elválaszthatatlanok egymástól. Egy elektronikus aláírás egy számlához tartozhat és fordítva. Egy elektronikus aláírás együtt tartalmazza a számlára vonatkozó információkat és az aláíró nevét, azonosító adatait.
Technikailag úgy kell elképzelni, hogy az e-számlából egy hosszú ellenőrző számot képezünk, melyet ujjlenyomatnak (hash-kód) nevezünk. Ezt a számsort kódolja a számlakibocsátó a saját titkos kulcsával, melyet bárki a küldő nyilvános kódjával visszafejthet.
Az elektronikus aláíró egyértelmű azonosítását a tulajdonosi tanúsítvány teszi lehetővé. A tanúsítványokat megtaláljuk az operációs rendszerben is, de egy elektronikus aláírást ellenőrző programból is elő tudjuk hívni. A tanúsítványból derül ki többek között az aláíró személye, az aláírás érvényességi ideje, a hitelesítésszolgáltató, stb.)
Az archiválási rendelet szerint (bizonylatok megőrzése) az e-számlát időbélyeggel is el kell látni.
Az időbélyeg nem más mint egy elektronikus aláírás, azzal a különbséggel, hogy egy nagy pontosságú időpontot tartalmaz. Az időbélyeg azt tanúsítja, hogy az e-számla mely időpontban létezett és nem az e-számla kiállításának dátumát hivatott bizonyítani.
A PKI rendszerű számlázásnál kétféle fájlformátum terjedt el: PDF és XML.
A PDF-számla előnye, hogy könnyen megtekinthető, de viszonylag nagy helyet foglal és nem lehet automatizáltan feldolgozni.
Az XML-számlát könnyű automatikusan feldolgozni, de nehezebb megjeleníteni.
Ezért jó a kombinált megoldás: a PDF fájlba becsomagolt XML.
A PKI számlák elküldése több módon is lehetséges, a jogszabályok erre nem tartalmaznak semmilyen előírást.
A gyakorlatban az alábbi megoldások alakultak ki:
a) e-mailben történő elküldés,
b) webszerverre történő feltöltés, ahonnan a befogadó egy kapott linkre kattintva le tudja tölteni,
c) internetes portál (ún."saját fiók") alkalmazása, amely az e-számla megőrzését is biztosíthatja,
d) számlakonszolidátor (külső szolgáltató) megbízása.
Egyszerű példa PKI rendszerű e-számla kibocsátására:
1. A számlázó programunk elkészíti a számlaképet pdf formátumban,
2. Egy megfelelő programmal a pdf állományt ellátjuk elektronikus aláírással és időbélyeggel,
3. Az így hitelesített e-számlát elküldjük emailben a vevőnek.
1.2.2. EDI (Elektronikus adatcsere rendszer)
Ez egy zárt rendszerű adatkapcsolat, ahol az EDI szabványok biztosítják az e-számlával kapcsolatos elvárásokat. Vagyis a két szerver közötti zárt kommunikáció során cserélt adatokat hiteles számlaként fogadhatjuk el.
Az EDI rendszer használatához a két félnek írásban szerződést kell kötni. A kormányrendelet szerinti mintaszerződést az iratminták, nyomtatványok menüpontban megtalálja.
Az EDI rendszer előnyeit leginkább nagyvállalati környezetben lehet élvezni. Általában a vállalatirányítási rendszer részét képezi, drága hardver és szoftver alkalmazása szükséges.
1.3. Az e-számla befogadásaEDI (Elektronikus adatcsere rendszer) használata esetén a számla kibocsátójának és befogadójának írásban megállapodást kell kötni.
Egyéb esetben (pl.PKI) a számlabefogadó belegyezésére van szükség. Kivéve, ha az e-számlázást jogszabály írja elő, pl. a beszámoló közzétételi díjának számlája, ami a törvény erejénél fogva elektronikus, akár tetszik, akár nem.
A belegyezés alatt kell érteni azt is amikor a kibocsátó az Általános szerződési feltételeiben, vagy Üzletszabályzatában rögzíti ezt, amit a számlabefogadó elfogad.
1.4. Az e-számla kontírozása, könyveléseMinden számviteli bizonylat tartalmi kelléke a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás és a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása.
Ennek a kötelezettségnek oly módon is eleget lehet tenni, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeljük. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.
A gyakorlatban ez két módszert jelent:
a) a könyvelési információk mellékletként történő csatolása az elektronikus számlához,
b) elektronikus könyvelési rendszer használata.
Mindkét esetben az az elvárás, hogy a könyvelési információk
- egyértelmű hozzárendeléssel,
- elválaszthatatlan módon,
- az utólagos módosítás lehetőségét kizárva
kötődjenek az elektronikus számlához.
A könyvelési információk csatolásánál ez a mellékletre, elektronikus könyvelési rendszer használatánál pedig a bizonylat könyvelési rendszerben vezetett sorszámára vonatkozik.
1.4.1. A könyvelésre vonatkozó információk csatolása
A követelményeknek megfelelő csatolásra az egyik legegyszerűbb módszer valamilyen konténer fájl, pl. a MOKKA dosszié alkalmazása. Az ingyenes MOKKA hitelesítő program különböző fájlokat képes elektronikus dossziévá összefűzni, majd hitelesíteni. A számlát és a hozzá tartozó könyvelési adatokat tartalmazó fájlt egy dossziéba helyezve a két állományt együttesen tudjuk elektronikus aláírással ellátni (magának az elektronikus dossziénak a hitelesítésével).
Pdf számlák esetén ehhez a módszerhez dosszié készítésére sincs szükség, hiszen a pdf maga is képes konténerfájlként viselkedni, azaz további fájlokat tudunk hozzá csatolni.
1.4.2. Elektronikus könyvelési rendszer használata
Ebben az esetben a bizonylat könyvelési rendszerben vezetett sorszámát kell a bizonylathoz kötnünk.
Pdf számlák esetében ezt is az elektronikus hitelesítéssel tudjuk a legegyszerűbben megoldani. A pdf fájlok aláírásakor ugyanis megadhatjuk az aláírás okát is. Ha egy újabb aláírást helyezünk el a számlán és az aláírás okaként megadjuk a bizonylat könyvelési rendszerben vezetett sorszámát, akkor ez a sorszám a második aláírás adatai között fog szerepelni. Ez a második aláírás pedig egyértelműen, elválaszthatatlanul és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva rendeli hozzá a sorszámot a bizonylathoz.
1.5. Az e-számla megőrzéseA számviteli bizonylatot legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának
- késedelem nélküli előállítását,
- folyamatos leolvashatóságát,
- illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
A megőrzési kötelezettség elektronikus formában történő teljesítése esetén elektronikusan kell megőriznie a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokat is.
Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok megőrzésre vonatkozó szabályokat az Archiválási rendelet tartalmazza:
- megsemmisülés, megsemmisítés, törlés és sérülés elleni védelem (tartós élettartamú adathordozókkal és redundáns tárolással),
- utólagos módosítás elleni védelem (elektronikus aláírással és időbélyeggel),
- illetéktelen hozzáférés elleni védelem,
- olvashatóság, értelmezhetőség megőrzése (megnyitásra alkalmas szoftver),
- Hitelesség és az aláíró kilétének ellenőrizhetősége (10 év után felülhitelesítés).
Az archiválást végezhetjük önállóan, vagy szolgáltató igénybevételével.
A 10 évnél hosszabb ideig történő megőrzésnél már mindenképpen érdemes külső szolgáltatót igénybe venni, mert a fenti követelményeket csak aránytalanul sok erőforrás ráfordításával tudjuk "házon belül" biztosítani.
Az e-számlák nem tartoznak ide, de sokkal kényelmesebben tudunk megfelelni ez elvárásoknak külső szolgáltató igénybe vételével. Több szolgáltató - az e-számlázó rendszerük használata esetén - ezt díjmentesen elvégzi mind a kibocsátó, mind a befogadó részére, ún. saját fiókok biztosításával.
1.6. Az e-számla adóhivatali ellenőrzéseAz adózással összefüggő, elektronikus adathordozón tárolt adatokat - ha az ellenőrzés kéri - az adóhatóság által közzétett formátumban rendelkezésre kell bocsátani. Viszont nem kötelezhető az adózó olyan nyilvántartás, összesítés (számítás) elkészítésére, amelyet jogszabály nem ír elő, tehát mindig kérjük a jogszabályi hivatkozást ilyen esetekben!
Az elektronikus formában megőrzött számla helyszíni ellenőrzése során az adóhatóság részére
- biztosítani kell a számla olvashatóságához szükséges technikai eszközöket,
- rendelkezésre kell bocsátani az ezen eszközök használatára vonatkozó dokumentációt,
- és meg kell adni az ezen eszközök használatához szükséges minden felvilágosítást.
Az adóhatóság jogosult a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy felügyelete alatt a számla kiállítója - próbajelleggel - állít ki számlát.
1.7. Az e-számlázás bevezetéseAz elektronikus számlázás alkalmazásához nincs szükség semmilyen előzetes hatósági engedélyre, de még csak utólagos bejelentésre sem.
Kizárólagosságról sincs szó, hiszen egy időben párhuzamosan lehet elektronikus és papír alapú számlát is kibocsátani.
Az e-számlák esetében nem értelmezhetők az "eredeti" és a "másolati példány" fogalmak, hiszen egy fájl minden példánya "eredeti".
Mi kell a bevezetéshez?
a) Megfelelő informatikai környezet
Ma már minden irodában van internetkapcsolattal rendelkező számítógép és szinte minden cég számlázóprogrammal készíti a papír alapú számláit is. Egy ilyen alap informatikai környezetben semmi további fejlesztésre nincs szükség ahhoz, hogy az elektronikus számlázás előnyeit élvezhessük.
b) Elektronikus hitelesítés megoldása
Ha e-számla szolgáltató rendszerével készítjük az e-számlát akkor erről - megfelelő díjazás ellenében - a szolgáltató gondoskodik.
Ha saját megszokott papír alapú számlánkból szeretnénk e-számlát készíteni, akkor a számlából e-dokumentumot kell tudni készíteni (pl. pdf) és egy szolgáltatótól be kell szerezni
- elektronikus aláíró tanúsítványt,
- megfelelő számú minősített időbélyeggel,
- és a hitelesítést végző alkalmazással.
c) Partnerek tájékoztatása, elfogadás a befogadói oldalon
EDI (Elektronikus adatcsere rendszer) használata esetén a számla kibocsátójának és befogadójának írásban megállapodást kell kötni.
Egyéb esetben a számlabefogadó belegyezésére van szükség. Kivéve, ha az e-számlázást jogszabály írja elő.
A belegyezés alatt kell érteni azt is amikor a kibocsátó az Általános szerződési feltételeiben, vagy Üzletszabályzatában rögzíti ezt, amit a számlabefogadó elfogad.
1.8. Az e-számlázás előnyei és hátrányaiElőnyök:
- sokkal olcsóbb mint a papír alapú (kb. húszszoros a különbség, mert nincs nyomtatási és postaköltség),
- gyorsan (azonnal) megérkezik a vevőhöz,
- folyamatosan nyomon követhető az e-számla státusza,
- tapasztalatok szerint gyorsabban kifizetik,
- környezetbarát (nem kell több példányban kinyomtatni, nincs szükség borítékra, ajánlott cédulára, tértivevényre),
- automatizált funkciók lehetősége (fizetési figyelmeztetések, felszólítások előre megírt szöveggel, riportok, automatikus adatátvétel lehetősége a könyvelésbe, stb).
Hátrányok:
- a számla befogadójának hozzájárulása szükséges,
- a számlakészítésen túl a kontírozáshoz és a megőrzéshez is szükség van elektronikus aláírásra és időbélyegre, vagyis az e-számlának kétszer is át kell esni ezen a procedúrán,
- ügyfelek idegenkedése miatt ügyfélvesztéshez vezethet.
2. Az elektronikus számlázás adózási vonzata2.1 ÁFA
Az e-számlára vonatkozó szabályozás az adattartalom szempontjából nem tesz különbséget az elektronikus úton kibocsátott és a hagyományos, papír alapú számla között, tehát az e-számla adattartalma ugyanolyan kell hogy legyen mint a papír alapú számláé.
Az e-számla jellégéből fakadóan azonban elvárás, hogy az adatoknak képileg is meg kell jelenni az e-számla megnyitásakor.
2.2 Társasági adó
Nem érinti.
2.3 SZJA
2.3.1 SZJA szerint adózó (vállalkozó)
Nem érinti.
2.3.2 Magánszemély
Nem érinti.
2.4 EVA
2.4.1 Kettős könyvvitelt vezető EVA alany
Nem érinti.
2.4.2 Bevételi nyilvántartást vezető EVA alany
Nem érinti.
2.5 Egyéb adók és járulékok
Nem értelmezhető.
3. Könyvviteli elszámolás3.1 Kettős könyvvitel
A felhasználás szerint nincs különbség a papír alapú és az elektronikus számla között.
3.2 Egyszeres könyvvitel
A felhasználás szerint nincs különbség a papír alapú és az elektronikus számla között.
3.3 Szja szerinti adózás
A felhasználás szerint nincs különbség a papír alapú és az elektronikus számla között.
Minden jog fenntartva. Tel: 06-30-5646806, 9327850; E-mail: info@agro-invoice.hu